Prioriteiten: zo kies je wat écht belangrijk is

Nog snel even dat ene mailtje beantwoorden. Een to-do-lijstje maken. De bestanden op je computer ordenen. En voor je het weet is de dag voorbij zonder dat je aan het belangrijkste werk bent toegekomen. Herkenbaar? Je bent niet de enige. Volgens Ben Tiggelaar is prioriteiten stellen voor veel professionals een van de lastigste onderdelen van hun werk.

Wie kent het niet? Je zit midden in een belangrijke taak als er een collega langskomt met een verzoek. Daarna volgt een Teams-bericht, een binnenkomende mail en een melding uit je agenda. Alles lijkt urgent.

"Als mensen onder druk staan, kunnen ze vaak geen onderscheid meer maken tussen wat belangrijk is en wat urgent is," zegt Ben Tiggelaar in zijn podcast. "Alles voelt opeens even belangrijk."  Dat heeft grote gevolgen voor de keuzes die we maken.

Waarom we onder stress de verkeerde dingen doen

Psychologen spreken van het mere urgency effect. Zodra de druk oploopt, richten mensen zich opvallend vaak op de taak die het snelst af te ronden is, niet op de taak die de meeste waarde oplevert. Dat zie je niet alleen op kantoor. Onderzoek laat zien dat zelfs artsen en verpleegkundigen op drukke momenten soms geneigd zijn eerst een relatief eenvoudige klus op te pakken om weer grip op de situatie te krijgen.

Voor kenniswerkers betekent dat vaak: e-mails beantwoorden. "Je drukt op verzenden en hebt direct het gevoel dat je iets hebt afgemaakt", zegt Tiggelaar. "Dat geeft een beetje controle." Maar ondertussen blijven de écht belangrijke taken liggen.

Het probleem zit vaak hoger in de organisatie

Wie denkt dat slechte prioriteiten vooral een persoonlijk probleem zijn, heeft het volgens Tiggelaar mis. Veel organisaties zijn zelf onduidelijk over wat echt belangrijk is. Onderzoek van onder meer de London Business School laat zien dat medewerkers bedrijfsstrategieën vaak te vaag vinden om er dagelijks richting aan te ontlenen.

Zinnen als "door voortdurende innovatie stellen wij de klant centraal" klinken mooi, maar bieden weinig houvast voor de keuzes van vandaag. Nog problematischer wordt het wanneer organisaties tientallen prioriteiten tegelijk hanteren. "We hebben vaak niet te weinig prioriteiten, maar juist te veel", zegt Tiggelaar. "En soms spreken ze elkaar zelfs tegen."

Amazon: alles op nummer één werkt niet

Een bekend voorbeeld is Amazon. Het bedrijf presenteert zichzelf tegelijkertijd als het meest klantgerichte bedrijf ter wereld, de beste werkgever én de veiligste werkplek. Op papier kan dat allemaal